Elektronische Kommunikation
- Zentrale Postanschrift der Stadtverwaltung
- Zugangseröffnung
- Dateianhänge
- Kontakt per Mail
- Einfache E-Mail
- Besonderes elektronische Behördenpostfach (beBPo)
- Einreichung von elektronischen Rechnungen (XRechnungs-Format)
1. Zentrale Postanschrift der Stadtverwaltung
Stadt Warendorf
Lange Kesselstraße 4-6
48231 Warendorf
Postfach 110944
48211 Warendorf
Telefonzentrale:
Telefon: 02581/54-0
Fax: 02581/54-2900
2. Zugangseröffnung
Die Stadt Warendorf bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an.
Der Kontakt kann auf verschiedene Arten erfolgen. Die entsprechenden Nutzungsbedingungen sowie die Besonderheiten beim Versand spezieller E-Mails werden nachfolgend jeweils zugehörig erläutert.
Wenn Sie mit der Stadt Warendorf elektronisch in Kontakt treten, wird der Empfänger davon ausgehen, dass Sie eine Antwort auf demselben Weg erhalten möchten.
3. Dateianhänge
Wenn Sie elektronische Nachrichten mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:
Portable Document Format (.pdf)
Rich Text Format (.rtf),
Textdateien (.txt),
Bilder (.bmp, jpg und .png)
Text (.docx und .odt)
Tabellen (.xlsx und .ods)
Präsentationen (.pptx und .odp)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Warendorf zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine Makros verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird. Die Dateien können zur Verringerung der Dateigröße gepackt werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Warendorf nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (.zip) entgegen.
Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente nicht lesbar sein oder nicht verarbeitet werden können, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Stadtverwaltung.
4. Kontakt per Mail
Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit E-Mail-Adressen der Endung @warendorf.de und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden.
Die Gesamtgröße der Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. Wenn Ihre E-Mails Viren enthalten, werden diese E-Mails komplett von den von der Stadt eingesetzten Virenschutzprogrammen gelöscht. Sie erhalten keine Nachricht über die Löschung, da die Stadt leider nicht unterscheiden kann, ob eine solche E-Mail ein Hackerangriff war oder Sie sich einen ärgerlichen Virus eingefangen haben und es möglicherweise selbst nicht wissen.
5. Einfache E-Mail
Die Stadt Warendorf eröffnet den Zugang für einfache E-Mails an die Mailadresse stadt@warendorf.de.
Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden.
Eine einfache E-Mail ist nicht sicher. Sie kann leicht von Dritten im Internet mitgelesen werden (Verlust der Vertraulichkeit) oder aber auch abgeändert werden (Verlust der Integrität). Bitte prüfen Sie beim Versand einer einfachen E-Mail, ob Sie diese Risiken in Kauf nehmen wollen. Ferner benötigen einige Verfahrenshandlungen Ihrerseits (z. B. ein Widerspruch oder Einspruch) grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift, die bei der E-Mail grundsätzlich nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) des angehängten elektronischen Dokumentes ersetzt werden kann. Fragen Sie im Zweifel bei der Stadt Warendorf nach, welche Form eingehalten werden muss, bevor eine eventuelle Frist abgelaufen ist.
6. Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)
Die Stadt Warendorf verfügt über mehrere sogenannte besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo). Diese können auch von Mein Justizpostfach (MJP) aus schriftformersetzend angeschrieben werden. Die Postfächer finden Sie im SAFE-Verzeichnisdienst unter diesen Namen:
- Stadt Warendorf (SAFE-ID: DE.Justiz.632a97b7-e757-4e8e-9176-b118fddc0b86.ea6e)
- Stadt Warendorf – Ordnungsbehördliche Angelegenheiten (SAFE-ID: DE.Justiz.2b17f1f6-8877-4de0-8897-be1a9970617d.a76f)
- Stadt Warendorf – Finanzen (SAFE-ID: DE.Justiz.42968092-70ba-4a51-bd85-d9740651448a.09e5)
- Stadt Warendorf – Standesamt/Bürgerbüro (SAFE-ID: DE.Justiz.6acb7706-70c5-4988-bc34-9f486fd4330a.47c6)
- Stadt Warendorf – Soziales und Wohnen (SAFE-ID: DE.Justiz.ece43610-33db-4696-90c2-0bf3eedc3137.7651)
- Stadt Warendorf – Recht und Liegenschaften (SAFE-ID: DE.Justiz.b51cd98a-af3d-45a2-abdf-d58fc008dd56.c689)
- Stadt Warendorf – Strassenverkehr (SAFE-ID: DE.Justiz.74ed1671-4f57-481e-a7fd-0eda56d97c18.178e)
Um die interne Verteilung Ihrer Nachricht zu beschleunigen, wählen Sie bitte direkt das passende Postfach aus und füllen stets die Felder „Betreff“ und – sofern bekannt – „Aktenzeichen Empfänger“ aussagekräftig aus.
Nutzen Sie im Zweifel bitte das Postfach „Stadt Warendorf“ und geben im Feld „Betreff“ das Amt an, an welches die Nachricht gehen soll.
7. Einreichung von elektronischen Rechnungen (XRechnungs-Format)
Über das eRechnungsportal des Landes Nordrhein- Westfalen (https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-informationen-fuer-rechnungssteller) können Sie unter Angabe der Leitweg-ID „055700052052-31002-75“ Rechnungen im sog. XRechnungs-Format an die Stadt Warendorf übermitteln.